Blog
Transport Planning: 5 tips voor meer overzicht
Bij Adaption zijn wij dagelijks bezig om meer overzicht te creëren voor onze klanten. Onze transport planning experts hebben daarom een aantal tips verzameld die overzicht creëren in uw planningsproces.
Tip 1: Visueel transport planning bord
Zorg dat u uw transporten visueel weergeeft in een planning bord. In het TMS heeft Adaption bijvoorbeeld het Planning Board waarin met blokken en kleuren gewerkt wordt. Deze wordt in real-time bijgewerkt zodat het binnen de gehele organisatie duidelijk is.
Wanneer er wijzigingen worden aangebracht, is dit direct zichtbaar zodat iedereen met dezelfde informatie werkt. Wijzigingen worden eenvoudig aangebracht door te schuiven met de blokken. Doordat er met blokken en kleuren wordt gewerkt is in een oogopslag duidelijk welke transporten er lopen.
Tip 2: Koppel systemen, leveranciers en klanten
Het is ook belangrijk om alle interne en externe systemen te koppelen aan uw planning. Door bijvoorbeeld het ERP, het TMS (eventueel ook gekoppeld aan het WMS) en Exact te koppelen, worden inkoopopdrachten automatisch gecommuniceerd met uw TMS. Als u vervolgens transporten inplant, zet het systeem de facturen automatisch door naar Exact. Met alle systemen gekoppeld, voorkomt u verwarring omdat alle processen automatisch de juiste route doorlopen.
Ook voor uw klanten en leveranciers is het prettig om gekoppeld te zijn aan uw systeem. Bijvoorbeeld met een Portal. Hiermee hebben zij digitaal toegang tot voor hen relevante informatie, zoals status info, chauffeur instructies, dockplanning, facturen en nog veel meer. Documenten kunnen via de Portal ook handig uitgewisseld worden en door de koppeling wordt de data automatisch opgenomen in het systeem.
Tip 3: Automatiseer processen rondom transport planning
Door processen te automatiseren creëert u overzicht. Bijvoorbeeld de inbound en outbound transporten die gescand worden met de TMS app. De warehouse medewerker scant het transport, waarna het direct in het systeem staat. Ook als er bijvoorbeeld schade is ontstaan tijdens het transport kan dit via een handige fotofunctie direct aan de order gekoppeld worden. Zo zijn de planners altijd direct op de hoogte en kan er actie ondernomen worden.
Voor de planning is het efficiënt wanneer dit (deels) automatisch gebeurt. Het TMS van Adaption doet tijdens het plannen automatische suggesties met betrekking tot route, vervoerder, modaliteit, etc. Hierdoor worden fouten, zoals een vergeten toeslag, voorkomen. Doordat uw processen door automatisering worden ondersteund, worden (dubbele) handmatige data entry en fouten voorkomen. Bovendien houden uw planners tijd over om het overzicht te bewaren.
Tip 4: Rate-Management voor transport planning
Door uw tarieven te managen in een handig systeem kunt u uw klanten altijd het beste transport bieden. Wij zagen dat veel logistiek dienstverleners werkten met Excel lijsten om tarieven op te nemen. Met als gevolg dat zij veel tijd kwijt waren met het bijwerken van de lijsten, nabellen, tarieven opzoeken en overzicht bewaren.
Bij Adaption werken we met een Rate-Management tool. Leveranciers kunnen wijzigingen in real-time doorgeven waardoor u altijd met up-to-date tarieven werkt. De tarieven zijn gebaseerd op variabelen zoals, kilometers, laadmeters, m3/CBM, kilograms, pallets FTL, locaties, validiteitsperiode, etc. Ze zijn zowel onafhankelijk als afhankelijk van elkaar in te zetten.
De tool toont alle mogelijke tarieven, op basis van de voor u relevante variabelen en vervoerders. Met minimale inspanning heeft u hiermee direct overzicht in de geldende tarieven voor een transport, ook eventuele toeslagen.
Tip 5: Management dashboards
Als laatste is het belangrijk dat u werkt met een systeem dat u inzicht biedt in voor u relevante data. Het TMS van Adaption biedt management dashboards waarin u zelf een dashboard kunt samenstellen met relevante data. Zo heeft u in een oogopslag zicht op data die voor u belangrijk is.
U kunt een financieel dashboard samenstellen met daarin een overzicht van de kosten/baten en openstaande facturen. Maar bijvoorbeeld ook heel eenvoudig een dashboard maken van openstaande orders, met bijbehorende taken.
Wilt u ook efficiënte transporten plannen?
Neem gerust contact op, onze experts kijken graag met u mee naar de mogelijkheden!