Verladers weer in controle met het TMS

Nederland telt talloze productiebedrijven in de maakindustrie en daarmee talloze verladers binnen de logistieke keten. Zij produceren goederen die zij vervolgens bij hun klanten afgeleverd willen zien. De core business is om een het beste product op de meest efficiënte wijze te maken. Om dat voor elkaar te krijgen is een prachtig ERP pakket ontwikkeld. Helaas valt het transport van de producten, veelal, buiten het ERP pakket. Daarom schakelen de meeste verladers een externe partij in. Dat is jammer want u kunt juist winst behalen door overzicht te verkrijgen op uw logistieke activiteiten. 

Gelukkig is het niet moeilijk om dat overzicht terug te krijgen. Namelijk met een TMS speciaal voor verladers die als aanvulling dient voor uw huidige ERP-systeem. Waar moet zo’n TMS systeem speciaal voor verladers dan aan voldoen en waarom is het een aanvulling? Onze stagiair Rowin heeft onderzoek gedaan naar hoe processen bij verladers, omtrent het uitbesteden van transporten, beter ondersteunt kan worden met een TMS. In deze blog delen wij zijn bevindingen en wat dat concreet voor u als verlader betekent.

Complete Transport Management ondersteuning

Rowin: Het is belangrijk dat het verlader transport management systeem het proces rond het uitbesteden van transporten volledig ondersteunt. Het gaat hier om de processen van het aanmaken van een order tot aan de administratieve handelingen.

Vaak bent u als verlader afhankelijk van de vervoerders en expediteurs waar u mee samenwerkt. Zij regelen voor u het vervoer en misschien zelfs een stuk administratie en documentatie. Hierdoor beschikt u over minder controle als het gaat om prijs, service en snelheid. Met een TMS systeem speciaal voor verladers krijgt u weer grip op alle logistieke activiteiten. U kunt namelijk met één druk op de knop vervoerders vergelijken en verschillende modaliteiten vergelijken. Het systeem draagt daarmee bij aan een digitaal en optimaal outbound proces. Alle data staat in één systeem zodat u snel overzicht heeft over de transportkosten en waar u deze zo efficiënt mogelijk kunt invullen.

Logistieke orders

Rowin: Vanuit het systeem moeten orders aangemaakt worden en verzonden kunnen worden naar een gekozen vervoerder. Deze vervoerder kan gekozen worden op basis van geregistreerde contracten of op basis van tendering.

In de TMS software voor verladers kunt u op eenvoudige wijze dossiers aanmaken en deze vervolgens beheren. In het klantdossier kunt u alle contractinformatie kwijt, als er vervolgens een transportorder aangemaakt moet worden heeft u deze informatie altijd bij de hand. U kunt uw vervoerder op verschillende manier kiezen, zoals tendering.

Het TMS speciaal voor verladers van Adaption heeft als unieke functie dat u makkelijk en snel spottransporten kunt aanvragen. U stuurt simpelweg een quotation request naar alle transporteurs die binnen de door u goedgekeurde definitie vallen. Zo komt dezelfde aanvraag bij een groot aantal transporteurs terecht. De transporteurs kunnen op hun beurt zeer eenvoudig een offerte versturen via de portal. Vervolgens is het aan u om alleen nog maar de meest aansprekende offerte te accepteren.

Administratieve ondersteuning

Rowin: Op basis van alle aanwezige data moeten administratieve handelingen uitgevoerd kunnen worden als het transport is uitgevoerd. Denk hier aan het opstellen en versturen van facturen, het maken van financiële rapportages en het afhandelen van eventuele incidenten.

Alle data wordt in één systeem verzameld, ook de financiële data. Verwachte kosten kunt u vooraf berekenen en registreren zodat u inkomende facturen in een oogwenk kunt accorderen. Het TMS beschikt ook over een uitgebreid en zelf in te delen management dashboard. Zo heeft u altijd overzicht in uw kosten en baten, en waar u middelen efficiënter kunt inzetten.

Daarnaast kun u het TMS eenvoudig uitbreiden met een incidentenmanagement module of de Quotator. Met de incidentenmanagement module kunt u ongecompliceerde wijze (dreigende) incidenten tijdens het transport afhandelen. Met de Quotator is het opmaken en versturen van facturen vlot en simpel.

Dossiermanagement

Rowin: Verschillende relaties, locaties, contracten en producten moeten in het systeem geregistreerd en beheerd kunnen worden, zodat deze informatie makkelijk ingevuld kan worden bij het aanmaken van een order.

In het TMS voor verladers kunt u op eenvoudige wijze dossiers aanmaken en deze vervolgens managen. In feite heeft u hiermee een TMS systeem en CRM in één. Hier kunt u in een handomdraai alle gegevens invoeren zodat u bij het aanmaken van een order altijd alle informatie bij de hand heeft. Het TMS genereert vervolgens automatisch alle benodigde documentatie zoals laad- en loslijsten of de CMR.

Winst verladers

Rowin: Het totaalplaatje van het ondersteunen van het uitbesteden van transporten en de administratieve afhandeling zorgt dat het systeem beter aansluit op de processen van de klant.

Van zo’n nieuw software systeem wilt u de vruchten plukken. Doordat het juiste TMS beter aansluit op uw processen kunt u uw werk efficiënter indelen. Hierdoor houdt u tijd over om u op andere zaken te richten, zoals service, bestaande en nieuwe klanten.