5 tips succesvolle implementatie van logistieke software
Door Toon Schilder
Uit onderzoek blijkt dat 80% van alle software implementaties mislukken. Veel genoemde oorzaken voor het mislukken zijn: onduidelijke doelstellingen, slecht project management en het onvoldoende betrekken van de eindgebruiker bij het implementatietraject. Uiteindelijk resulteert dit voor, na en tijdens de implementatie van de logistieke software in zogenoemde “implementatiestress”. Maar hoe voorkom en manage je nu alle factoren die voor deze implementatiestress zorgen?
Stel duidelijke doelstellingen op
Wanneer de beslissing is genomen om een nieuw softwarepakket aan te schaffen, moet er goed gekeken worden naar de functionaliteiten die de logistieke software minimaal dient te hebben. Het vooraf duidelijk opstellen van welke doelstellingen er met de software bereikt dienen te worden zorgt voor een goede basis voor een succesvolle implementatie. Software vernieuwen om het vernieuwen kan nooit een goede reden zijn voor de aanschaf van een logistiek softwarepakket. Wat wil de organisatie bereiken met de logistieke software? Wat zijn de belangrijkste functionaliteiten? Hoe gaat de logistieke software een positieve bijdrage leveren aan het bedrijfsresultaat van de onderneming? Dit zijn allemaal vragen die voorafgaand aan het traject al ingevuld dienen te zijn.
Wie is betrokken bij de inrichting van de logistieke software?
In de praktijk zien we vaak dat er speciale projectgroepen aangesteld worden voor de ontwikkeling/inrichting van logistieke software. In het ergste geval wordt het hele proces van de implementatie uitbesteed aan een externe partij. Het resultaat is dan dat de eindgebruiker de logistieke software voor de live-gang nog nooit heeft gezien, niet weet hoe de software werkt en de toegevoegde waarde van de software voor hem onduidelijk is. Voor een succesvolle implementatie is het daarom van belang dat ook de eindgebruikers betrokken zijn bij de ontwikkeling/inrichting van de software.
Maak resources vrij
Naast het projectteam moeten dus ook een deel van de eindgebruikers betrokken te worden bij de implementatie. Voorwaarde is wel dat het management ook daadwerkelijk deze resources vrij maakt.
Creëer draagvlak
Door de eindgebruiker al tijdens het ontwikkeling/inrichting traject kennis te laten maken met de nieuwe software leert hij het systeem kennen. De eindgebruiker zal de voordelen van de logistieke software gaan inzien en ontwikkelt zo een positieve houding ten opzichte van de verandering. Op deze manier worden er binnen de organisatie ambassadeurs gecreëerd.
Geef de eindgebruiker invloed
Laat de eindgebruiker meedenken tijdens de ontwikkeling/inrichting. Hij is uiteindelijk de persoon die de software dagelijks zal gaan gebruiken en merkt snel genoeg op wat er handiger of efficiënter kan worden ingericht.
Management van het project en implementatie
Naast het opstellen van heldere doelstellingen en het betrekken van de eindgebruiker is projectmanagement ook een heel belangrijk onderdeel van het succesvol implementeren van de logistieke software. Want hoe zorg je er nu voor dat alle gewenste functionaliteiten, binnen tijd en budget ontwikkeld of ingericht zijn?
Kleine stappen
Knip het project op in kleinere stappen wat voor overzicht en flexibiliteit zorgt. Bij Adaption doen wij dit door Agile projectmanagement. Door het project te verdelen in Sprints, van maximaal 4 weken, wordt er iedere periode een aantal functionaliteiten opgeleverd/ingericht. Er ontstaat zo beter inzicht in de voortgang en er kan in een vroeg stadium ingegrepen worden als er iets mis dreigt te gaan.
Test niet alleen handmatig
Bij Adaption testen wij op twee manieren: automatisch en handmatig. Al onze software wordt 4 keer per dag automatisch getest. Alle nieuwe functionaliteiten die ontworpen of ingericht zijn, worden nog eens handmatig getest. Zo is ook de kwaliteit van de logistieke software altijd gegarandeerd. Hier vindt u meer informatie over automatisch testen.
Zo voorkom je implementatiestress
Om van een logistieke software implementatie een succes te maken zijn er dus 5 randvoorwaarden noodzakelijk:
-
Creeer draagvlak binnen de organisatie
-
Zorg voor heldere en duidelijke doelstellingen bij aanvang van het project
-
Betrek de eindgebruiker in een vroege stadium
-
Maak gebruik van Agile project management
-
Test de software automatisch
Over de Auteur
Toon Schilder is directeur en medeoprichter van Adaption en heeft meer dan 10 jaar ervaring in het implementeren van logistieke software. Hij wil met de producten van Adaption echte toegevoegde waarde leveren aan de primaire bedrijfsprocessen van onze klanten.
Meer informatie?
Bent u benieuwd naar onze manier van werken? Neem gerust contact op. Wij vertellen u er graag meer over. Of vraag geheel vrijblijvend een demo aan!
Andere artikelen speciaal voor u geselecteerd
Logistieke trends 2021
Door de grote uitdagingen in 2020 ondervinden veel logistieke bedrijven meer druk dan ooit om mee te bewegen met de markt. Alleen door mee te bewegen met de markt kunnen bedrijven de concurrentie voorblijven. Daarom nemen wij u in deze blog mee in de top 10 logistieke trends verwacht voor 2021.
Gebruiksvriendelijk WMS dat met u meegroeit.
Als bedrijf met een warehouse heeft u te maken met verschillende uitdagingen. Of u nu een starter bent, een grote of kleine organisatie, u wilt grip hebben op de warehouse activiteiten. In deze blog gaan we in op het WMS van Adaption en hoe deze helpt uw warehouse activiteiten op een eenvoudige manier kunt efficiënt kunt inrichten.
Efficiënt freight forwarden met een eenvoudig FMS
Als forwarder/expediteur hebben uw klanten hoge verwachtingen van u, het moet goed, snel en als het even kan, ook nog goedkoop. Dus gaat u aan de slag om de beste prijs te vinden, bij de beste transporteur. Een goed systeem automatiseert een groot deel van de processen, voorkomt fouten en zorgt dat u efficiënter kunt werken. In deze blog gaan we in op de voordelen van een eenvoudig FMS.